Komunikasi organisasi.

Dampak TI pada Komunikasi Organisasi

PARA pengguna media elektronik percaya bahwa teknologi informasi (TI) telah
menyebabkan komunikasi berlangsung efisien hingga meningkatkan produktivitas
organisasi dan individu. Namun tak sedikit yang beranggapan, teknologi
informasi dapat mengurangi sensitivitas organisasi dan anggotanya terhadap
lingkungannya sehingga justru menjadi teknologi pengganggu (disruptive
technology) yang mengakibatkan kegagalan perusahaan.

Dampak teknologi informasi terhadap organisasi amatlah beragam di antaranya
adalah perubahan struktur organisasi, fungsi kerja dan penempatan sumber
daya manusia, keahlian teknologi serta interaksi antarmanusia. Dampak
pertama dan kedua lebih menekankan pada kondisi organisasi yang harus
berubah sesuai inovasi. Sedangkan dampak ketiga, yaitu perubahan dalam
kompleksitas hubungan antarmanusia yang selaras dengan perkembangan
informasi teknologi merupakan hal penting karena berhasil tidaknya
organisasi tergantung pada kesatuan anggota organisasi (manusia).

Kita menyadari, kehadiran teknologi informasi telah mengurangi intensitas
tatap muka yang terjadi dalam organisasi. Padahal interaksi seperti itu
dapat mengambil 40% dari satu hari kerja manajer. Goldhaber, ahli komunikasi
organisasi, juga mengungkapkan bahwa anggota organisasi biasanya
menyampaikan keinginan untuk berinteraksi lebih banyak melalui tatap muka
walau membawa risiko bekerja tak efisien. Apakah, dengan demikian, berarti
komunikasi organisasi yang baik menjadi semakin asosial

O` Connell dalam penelitiannya memberikan enam hipotesis yang berhubungan
dengan peranan teknologi dan pengaruhnya dalam komunikasi organisasi:

1. Kesempatan untuk hubungan tatap muka akan hilang dan informasi
berdasarkan isyarat nonverbal berkurang. Akibatnya, kesempatan berbagi
informasi secara acak dan spontan berkurang pula. Para manajer harus
menyusun kerja dan relasi untuk menyediakan kesempatan tatap muka yang lebih
banyak (melalui teks dan simbol).

2. Akan lebih banyak pesan-pesan informal dan memotong hierarki karena
pembenaran terhadap format baru yang muncul sebagai proses alamiah jaringan
elektronik. Struktur organisasi dan alur informasi formal akan didefinisi
ulang.

3. Dampak saluran berarti bahwa pesan-pesan berdampak dan bernilai akan
menurun. Data digital dengan konteks dan interpretasi minim adalah
aturannya. Akibatnya, pengambilan keputusan akan terganggu daripada
terbantu. Ketidakjelasan dalam menginterpretasi informasi akan meningkat dan
kualitas keputusan menurun karena kurangnya pemahaman konteks dan nilai
organisasi. Organisasi harus bekerja lebih keras dalam mengkomunikasikan
sejarah dan nilai-nilai organisasi. Para manajer harus mencari cara baru
untuk mengkomunikasikan komponen afektif dari pesan-pesan. Gaya pengambilan
keputusan yang baru dan lebih baik juga perlu.

4. Kepercayaan akan mempunyai peranan yang berbeda dalam komunikasi.
Kepercayaan akan muncul seiring dengan kebersamaan pengalaman, nilai-nilai,
memberi dan menerima dan sebagai hasil komunikasi antarmanusia. Hadirnya
satelit, e-mail, dan jaringan komunikasi elektronik lainnya dapat mengurangi
dimensi kepercayaan yang selama ini kita telah terbiasa. Jaringan komunikasi
baru dapat saja menggantikan peranan ini.

5. Komputerisasi menghadapkan pada disiplin untuk berpikir linear. Data
terproses dalam kerangka kecepatan sesuai kemajuan perangkat teknologi.
Sebagai konsekuensinya, manusia menjadi tak sabar dan rasa toleransi
berkurang terhadap gaya individu berkomunikasi. Organisasi dapat pula
menjadi berkurang toleransinya terhadap pegawai yang tidak berpikir atau
beranggapan dalam mode linear. Mereka harus mencari cara untuk mendukung dan
melindungi pemikiran serta komunikasi yang bersifat nonlinear.

6. Harapan akan kinerja adalah berdasar pada kondisi machine driven. Dengan
penyesuaian kita terhadap kecepatan dan ketepatan komputer, kita mungkin
mengharap para pegawai mempunyai kualitas dan menghasilkan dengan cara yang
mirip. Para pegawai dalam organisasi dapat menganggap permintaan ini sebagai
hal yang tak manusiawi dan memaksa. Serikat kerja dapat mengangkat
lingkungan kerja seperti itu sebagai persoalan. Maka organisasi harus
mendefinisikan dan menggunakan standar kinerja yang sesuai dengan kondisi
baru.

Perlu disimpulkan bahwa tidak ada inovasi yang muncul tanpa benang yang
terikat. Semakin majunya teknologi inovasi yang ada, maka semakin banyak
konsekuensi yang muncul --sebagian diharapkan namun sebagian juga tidak
disengaja atau tersembunyi. Suatu sistem adalah seperti mangkuk berisi
kelereng. Kita mengambil atau memindahkan satu elemen dan posisi seluruh
kelereng pasti akan berubah.

Namun, perlu diingat pula bahwa inovasi tetap penting untuk dilaksanakan
oleh organisasi. Memang biasanya suatu terobosan atau diterapkannya
teknologi yang `mengganggu` pasti akan ditolak saat pertama kali
diperkenalkan oleh individu yang tak bisa memanfaatkan (Brown, Christensen).

Dengan adanya dampak negatif dan positif dari kehadiran TI bagi komunikasi
keorganisasian seharusnya semakin membuat organisasi berpikir bagaimana
dampak negatif dieliminasi sedangkan dampak positif dimanfaatkan. Para ahli
komunikasi menjelaskan bahwa perbedaan antara komunikasi berbasis komputer
dan komunikasi tatap muka lebih banyak berhubungan dengan waktu yang
tersedia bagi perkembangan hubungan dibanding dengan karakteristik manusia.
Jadi, pada prinsipnya tergantung pada kemampuan manusia mengelola TI bagi
prestasi kerja dan hubungan sosialnya. Bisa jadi bila seseorang berinteraksi
dalam kurun waktu yang cukup lama, maka karakteristik dari komunikasi
berbasis komputer tersebut menjadi interpersonal daripada impersonal dan
terdapatnya sedikit perbedaan antara komunikasi berbasis komputer dengan
tatap muka.

Berdasarkan teori kekayaan media atau pilihan rasional menganjurkan agar
manusia memilih media komunikasi berdasar kekayaan yang melekat pada medium
dan bagaimana tingkatan kekayaan tersebut sesuai dengan kejadian komunikasi
yang berlangsung saat itu.

Trevino, Lengel, dan Daft (1987) mengungkapkan bahwa manajer yang efektif
adalah mereka yang lebih maju dan berhasil dalam organisasi, sangat cocok
dalam menyesuaikan medium yang tepat dengan situasi yang dihadapi. Dengan
kata lain, manajer tersebut pasti sudah memahami saat yang tepat apakah
memilih media rich atau lean dan disesuaikan dengan situasi. Ide pokoknya
adalah menyesuaikan dengan tepat tingkat kekayaan medium dengan tugas
komunikasi sehingga diharapkan menghasilkan komunikasi efektif.

Penulis adalah Marketing & Communications Manager pada Andersen
Consulting --konsultan global di bidang manajemen dan teknologi-- dengan
misi membantu menciptakan masa depan para klien. Alamat globalnya: http://
www.ac.com

Sumber : Media Indonesia